Czyli przemyślenia wierzyciela na temat: jak skutecznie rozwiązać
bieżące problemy, nie popadając w nowe.
Każdego przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą
spotkała - nie zawaham się użyć formy dokonanej - sytuacja niezamierzonego
"kredytowania" kontrahenta - opóźniającego lub co gorsza, chcącego
uniknąć spłaty swoich zobowiązań. Z podobnymi problemami borykają
się osoby prywatne, które w dobrej wierze udzieliły pożyczki,
wynajęły nieruchomość lub poręczyły kredyt.
Samodzielne próby odzyskania należności, często prócz nerwów
i frustracji, nie przynoszą oczekiwanych efektów. Brak fachowej
wiedzy, niejednokrotnie zbyt emocjonalne podejście do problemu
lub poczucie dyskomfortu podczas kolejnych prób przypominania
o istniejących zaległościach finansowych, łatwo może doprowadzić
do utraty szans na odzyskanie pieniędzy. I tu dochodzimy do
podstawowego pytania:
Jak wybrać firmę windykacyjną? - bo to, że coraz więcej
osób zmuszonych jest do korzystania z usług fachowców jest oczywiste.
Na naszym rynku działa coraz więcej firm zajmujących się windykacją,
nie brak wśród nich -jak w każdej branży - tych nieuczciwych.
Jak w takim razie nie dać się po raz kolejny (najpierw przez
nierzetelnych kontrahentów) wywieść w pole?
Najlepiej byłoby zasięgnąć opinii znajomego, który korzysta
już z usług firmy windykacyjnej -jednak nie wszyscy znajdują
się w tak komfortowej sytuacji. Dlatego...wybieramy firmę windykacyjną
krok po kroku.
KROK 1
Sprawdzenie wiarygodności naszego przyszłego partnera. Kierowanie się li tylko wielkością! renomą firmy, nie zawsze
jest jedyną i słuszną drogą. Pamiętajmy, że będąc małym lub
średnim przedsiębiorstwem dla wielkich z branży, możemy okazać
się, tylko kolejnym, bezimiennym klientem. Wybierając porównywalną
z naszym przedsiębiorstwem firmę, stajemy się równorzędnym partnerem,
którego uwagi, sugestię, a przede wszystkim, którego rzetelna
obsługa jest czynnikiem niezbędnym dla funkcjonowania naszej
"siły fachowej". Oczywiście nie zwalnia na to od konieczności
sprawdzenia:
-Jaką opinię firma ma na rynku?
-Czy może przedstawić nam referencje?
-Jakimi zasobami dysponuje?
-Jakim doświadczeniem może się pochwalić?
A co najważniejsze i konieczne w przypadku wyboru, każdego kontrahenta
handlowego czy posiada podstawowe dokumenty rejestracyjne pozwalające
nam stwierdzić, że firma rzeczywiście funkcjonuje. W obecnych
czasach prośba o okazanie wyciągu z właściwego rejestru, zaświadczenia
o nadaniu numeru REGON czy NIP, nie jest uznawana zo coś niestosownego.
Jak najbardziej wskazana jest nasza osobista wizyta w biurze
potencjalnego partnera. I tu, także nie dajmy się zwieść jedynie
pięknemu opakowaniu. Spróbujmy wzbudzić w sobie odrobinę szpiega
i naturalnej ludzkiej ciekawości. Warto rozejrzeć się po pomieszczeniach,
może wśród segregatorów uda nam się wyłowić te z opisem "sprawy
zamknięte".
Nie bójmy się zadawać pytań, poprośmy o pokazanie dotychczasowego
dorobku, pamiętając jednak o tym, że firmy windykacyjne mają
obowiązek zachowania tajemnicy handlowej. Niech nie zdziwi więc
nas fakt, że dokumentacja będzie przedstawiana w sposób, który
uniemożliwi nam rozpoznanie klientów firmy.
KROK 2
Zadajemy pytania.
Jaki jest obszar, w pojęciu geograficznym, na którym firma windykacyjną
pracuje? Pamiętajmy o tym, iż wielu naszych klientów znajduje
się poza obszarem naszej działalności gospodarczej - ot po prostu
są z innego miasta, a działania windykacyjne wiążą się niejednokrotnie
z koniecznością wizyty przedstawiciela firmy windykacyjnej w
siedzibie dłużnika. Umożliwia to zapoznanie się sytuacją finansową
naszego nierzetelnego kontrahenta, ocenę stanu majątkowego,
wybór właściwej drogi postępowana
Jaki jest zakres podejmowanych działań windykacyjnych? Pamiętajmy o tym, że bez względu na to, jak łagodnie i przyjaźnie
staramy się, jako przedsiębiorcy, traktować swoich klientów
i jak odlegli jesteśmy od wchodzenia na drogę sądową, czasami
jest to jedyna możliwość odzyskania należności. Konieczne jest
więc, aby "nasza" firma prowadziła sprawy na każdym etapie windykacji,
poczynając od możliwości objęcia monitoringiem wszystkich naszych
należności, poprzez negocjację, windykację w terenie, aż po
postępowanie sądowe i co ważne nadzór nad egzekucją komorniczą.
Jeśli już zdecydowaliśmy się korzystać z pomocy fachowców, poświęciliśmy
swój czas na ich wybór, to zróbmy to dobrze. Dzielenie procesu
windykacji na części i przekazywanie jego kolejnych etapów innej
firmie z pewnością nie zaoszczędzi nam ani czasu ani pieniędzy,
a przy okazji rozmyje odpowiedzialność naszych partnerów. Zwróćmy
więc uwagę, na to by ograniczać współpracę do jednej, kompleksowo
działającej firmy. Łatwo wtedy określić zakres obowiązków, a
już na pewno wiemy kto i za co jest odpowiedzialny.
Czy firma windykacyjna zajmie się wszystkimi naszymi należnościami?
Wiele firm nakłada limit wartościowy, to znaczy zajmuje
się wierzytelnościami powyżej określonej wartości długu. Warto
więc sprawdzić, czy aby 90% naszych należności nie znajduje
się poza obszarem zainteresowania firmy windykacyjnej, którą
właśnie mamy zamiar wynająć.
W jaki sposób firma windykacyjna będzie nas reprezentowała?
Istnieją dwie główne metody reprezentowania przedsiębiorców
w procesie windykacji: pełnomocnictwo lub cesja powiernicza,
żadne z tych rozwiązań nie jest lepsze lub gorsze. Najważniejsze
są szczegółowe zapisy umowy określające nasze prawa i obowiązki.
Warto pamiętać, że w przypadku firm już ugruntowanych i mających
duże doświadczenie, a przecież taką właśnie wybieramy, metoda
wg. której pracują wiąże się z wypracowanych know-how, dajmy
więc naszemu partnerowi możliwość pracy w znanym mu środowisku,
poniekąd w tym akurat aspekcie na jego warunkach.
Ile nas to będzie kosztowało? W tym, niezwykle ważnym obszarze, firmy windykacyjne proponują
wiele rozwiązań. Spróbujmy więc w tym gąszczu znaleźć najkorzystniejsze
dla nas. Wydaje się być oczywiste, że ponoszenie kolejnych kosztów
w sytuacji i tak już dla nas niekorzystnej (w końcu ukredytujemy"
naszych drogich kontrahentów) nie jest najlepszą drogą. Dla
wierzyciela, czyli dla nas najciekawszą wydaje się być oferta
firmy, która opłatę za swoją pracę pobiera w formie prowizji
określonej procentowo z kwot odzyskanych od dłużnika. To rozwiązanie
nie wymaga od nas inwestycji w całym okresie prowadzenia windykacji,
a i dobrze motywuje naszą "siłę fachową". W przypadku rządania
zaliczki lub opłacenia z góry przyszłych kosztów powinniśmy
prosić o bardzo szczegółowe uzasadnienie takiego wydatku. W
Polsce funkcjonują już firmy windykacyjne, które wszystkie koszty
sądowe, urzędowe i egzekucyjne finansują z własnych środków.
Pamiętajmy jednak, że każda, nawet najlepsza firma windykacyjna,
może nie odzyskać naszych pieniędzy, a to wiąże się ze zwrotem
kosztów poniesionych przez partnera w naszym imieniu. Dlatego
za nim podpiszemy umowę, sprawdźmy bardzo dokładnie ile nas
to może kosztować w razie niepowodzenia. Rutynowo jest to zwrot
kosztów sądowych, egzekucyjnych i opłat poczynionych w urzędach,
wszelkie inne inwestycje związane z procesem odzyskiwania długu
zdecydowanie pozostawmy w obszarze ryzyka biznesowego naszego
potencjalnego partnera.
Tak więc, koszty sądowe - tak, ale kawa i lunch pracownika firmy
windykacyjnej, to zdecydowanie nie nasz problem. I tak dochodzimy
do kolejnego pytania, które musi się znaleźć na naszej liście:
W jaki sposób nasz partner będzie informował nas o postępie
prac? Odpowiedź nasuwa się sama - w najbardziej "ludzki" z możliwych.
Dajmy sobie tę odrobinę luksusu (nasi klienci nie płacąc zdecydowanie
nas nie rozpieszczają) na monitorowanie swoich spraw na bieżąco,
zawsze kiedy uznamy to za stosowne. Wszelkie systemy raportowania
z określonym interwałem czasowym, po pierwsze narażają nas na
stres niemożności pozyskania informacji w dogodnym dla nas terminie
(czyli natychmiast) po drugie, na produkowanie przez naszego
partnera papierów, których dogłębne zrozumienie będzie wymagało
od nas ukończenia studiów prawniczych i matematyki dla zaawansowanych,
w myśl zasady im tekst bardziej zawiły tym bardziej fachowy.
Nie oznacza to oczywiście, że pisemne raporty są nie wskazane.
Wręcz przeciwnie, dokładne rozliczenie, przedstawienie wysokości
kwot zarówno tych które pojawiły się na naszym kącie jak i tych
które trafiają do firmy windykacyjnej jest absolutnie niezbędne,
niech to będzie jednak podsumowanie procesu windykacji, a nie
dajmy na to co miesięczna praktyka. I pytanie, które nasuwa
się samo:
Ile czasu trwa proces windykacji? Tu możemy spotkać się z bardzo wieloma próbami odpowiedzi,
bo to wyjątkowo niewygodne pytanie. Wynika to stąd, że jakiekolwiek
przyzwoite określenie czasu odzyskiwania naszych pieniędzy jest,
nie oszukujmy się, nie możliwe. O ile etapy pozyskiwania informacji
i prowadzenia negocjacji dają nam możliwość określenia z grubsza
ram czasowych, o tyle terminy związane z prowadzeniem spraw
na drodze sądowej, w naszej rzeczywistości sadowej, to już czyste
wróżenie z fusów. Nie dajmy się zwieść "załatwiaczom", którzy
mają możliwości i wejścia. Pamiętając o tym, że jak na razie
w naszym kraju sądy szczycą się tym, że są nie zawisłe (i oby
tak zostało).
Kilka słów podsumowania. Pamiętajmy o tym, że umiejętność zadawania właściwych pytań
to dopiero połowa sukcesu, przy wyborze firmy, która ma z nami
współpracować. Nasz potencjalny partner udzielając nam odpowiedzi,
często posługuje się językiem prawniczym, który z natury rzeczy
dla przeciętnego zjadacza chleba jest cudownie niezrozumiały.
Dlatego podczas rozmowy, zwróćmy szczególną uwagę, na to - czy
rozumiemy odpowiedzi, bądźmy dociekliwi i dopytajmy się o wszystko
co wydaje się nam nie dość jasne. Bo ostatecznie, co nam po
partnerze, który może i jest fachowcem, ale kompletnie nie możemy
się z nim dogadać. I kolejna sprawa, która niestety nie daje
się w żaden sposób zważyć ani zmierzyć. Problem z odzyskaniem
naszych pieniędzy nie jest łatwy i przyjemny, ostatecznie gdyby
tak było nie potrzebowalibyśmy fachowca (może jesteśmy odrobinę
naiwni ale na pewno nie głupi), dlatego zwróćmy uwagę na to
jak podchodzi do tego nasz partner. Oczekujmy fachowej obsługi,
a nie cudotwórcy, zapewnienia 100% sukcesu powinny co najmniej
wzmożyć naszą czujność, z drugiej strony piętrzenie problemów
i doszukiwanie się dziury w całym, może wpływać na zawartość
naszego portfela - dlatego przeanalizujmy nasze prywatne odczucia
po rozmowie, nasz komfort i poczucie spotkania z wyważonym zawodowcem
wbrew pozorom są naprawdę istotne.
Kamila Zaręba 04.10.2006
Artykuł publikowany za zagodą autora. Wszelkie prawa do
kopiowania, powielania całości lub części tekstu są zastrzeżone.
